Опыт переноса данных из ЗУП 2.5 в ЗУП 3.0

ZUP

 

 

Эта статья в отличие от предыдущей на эту тему посвящена работе уже после переноса данных. Обычно после переноса данных рекомендуется месяц-два вести учет параллельно, но результаты использовать сразу из ЗУП 3.0. Здесь рассматриваются проблемы, когда после переноса работа продолжалась в ЗУП 2.5 а за ЗУП 3.0 первое время взяться не успевали.

Изначально статья писалась как памятка для самого себя.

Немного истории.

Мой клиент решил перейти с ЗУП 2.5 на ЗУП 3.0. Планировалось перейти с начала 2015 года. Клиент  средних размеров (около 500 сотрудников). Но пока собирались наступил февраль. Зарплата в 2.5 посчитана за январь. 1С утверждает, что можно переходить с любого месяца. Решили переходить с 1 февраля.  Теперь точно скажу, что переходить нужно только с 1 января! Если сотрудников немного и расчет зарплаты сравнительно простой, то действительно можно переходить с любого месяца.

Но у этого клиента много различных видов начислений, доплат... постоянных и разовых, оплата в праздничные и выходные, разные графики работы, почасовая оплата, отпуска, больничные, прогулы, отгулы. Многие документы сдаются в следующем месяце... алименты, разовые удержания, разные премии... В общем расчет довольно сложный. Документов в месяц может быть несколько сотен. Кадровые приказы... Премии назначаются индивидуально...

В статье будет рассказана методика переноса и синхронизации результатов расчетов.

Итак продолжим!

Мы перенесли базу обработкой, входящей в комплект ЗУП 3.0. Исправили входящие остатки - это была довольно большая работа. Но продолжали вести учет в 2.5 и в 3.0 заметно отстали. Что будем делать? Снова переносить базу или попытаться вручную перенести документы и синхронизировать результаты. Заодно и проверить как отличается работа в новой базе. Донастроить программу. При переносе виды расчетов могут переноситься неправильно. Названия переносятся, а вот формулы тех видов расчетов мы сами создавали в 2.5 часто неправильно.

В этой базе нам повезло, так как дата выплаты зарплаты - последний день месяцы и задержек с выплатой не бывает. (В другой базе у другого клиента была еще и эта проблема. У них была постоянная задержка выплат).

Поскольку у нас расчеты в базе 2.5 опережают, то возникает соблазн ввести сразу все документы одного типа за весь месяц. С некоторыми документами так можно поступить, но лучше повторять последовательность ввода, по крайней  мере соблюдать очередность и даты выплаты. На некоторых документах я покажу, что произойдет, если этого не делать. Выплаты нужно делать в те же сроки и те же суммы, как в 2.5. ЗУП 2.5 была "нетребовательна" к датам выплаты в 3.0 совершенно иначе. Здесь создание документа "Ведомость в банк" или "Ведомость в кассу" сразу считаются выплатами.

С чего же начать? Естественно с кадровых документов.

  1. Прием на работу. (Если это новые сотрудники или уволенные в прошлых периодах, то можно вводить сразу за весь месяц, если они увольняются в текущем месяце, а потом снова принимаются на работу, то таких надо сначала уволить а потов уже принять. В 3.0 появилась возможность при переходе с работы по совместительству на основное место работы и обратно оформлять кадровым перемещением, а не двумя документами: увольнение, а затем прием.)
  2. Кадровые перемещения. (Сюда относим и документы по изменению оплаты сотрудникам)
  3. Увольнения. (расчеты при увольнении до расчета за первую половину месяца обязательно те, которые произошли в первой половине месяца) После выплаты аванса можно продолжить.
  4. Далее невыходы без оплаты (Прогулы и невыходы по неизвестной причине, скорее всего это пока нет больничного.) Важно внести до расчета за первую половину месяца.
  5. Командировки
  6. Отпуска
  7. Больничные
  8. При этом нужно внимательно следить за тем, когда оплачиваются. Если оплата в межрасчетный период, то в документе будут рассчитаны плановые начисления и удержания и после ввода документа можно сразу выплачивать. Если же укажете, что оплата вместе с зарплатой, то расчет удержаний выполняться не будет. Они будут рассчитаны в документе "Начисление зарплаты и взносов". Оплата по межрасчетным выплатам должна выполняться сразу. Конечно сравниваем с ведомостями в 2.5 и корректируем при необходимости вручную (я пока не понял почему появляются небольшие различия).
  9. Для сотрудников с почасовой оплатой труда нужно ввести табель (если время отработанное отличается от времени по графику)
  10. Разовые начисления и премии, выплачиваемые в межрасчетный период можно вводить сразу.
  11. После ввода всех документов, влияющих на расчет за первую половину месяца создаем документ "Начисление за первую половину месяца" Это вспомогательный документ для выплаты аванса.
  12. Далее создаем документы "Ведомость в банк" и, если необходимо, "Ведомость в кассу" на выплату аванса. Как правило они немного не совпадают с аналогичными документами, полученными в ЗУП 2.5, но их можно (и даже нужно, если Вам нужно, чтобы ведомости совпадали) править руками. (Для сравнения использую Excel)
  13. После этого вносим все разовые начисления и работу в выходные и праздничные дни. Кстати ввод работы в выходные и праздничные дни, на мой взгляд крайне неудобный.  В этой организации очень распространенное начисление. Часто вводится задним числом и за прошлые месяцы. Программа нормально это обрабатывает и помещает в закладку "Доначисления и перерасчеты за исключением тех месяцев, которые перенесены автоматически. Хорошо только то, что их можно внести вручную.
  14. Особенность ввода отпускных, начинающихся в будущем периоде. Для расчета среднего нужно учесть текущий месяц. В 2.5 нужно было сделать расчет до начисления отпускных. 3.0 может сделать начисление в этом же документе (начисление отпуска). Но нужно быть внимательным, чтобы расчет за текущий месяц был правильным должны быть введены все документы, влияющие на расчет текущего месяца. Если расчет сделан в документе начисление отпуска, то основной документ "Начисление зарплаты и взносов" может пропустить этого сотрудника, считая, что начисление за текущий месяц уже сделано, и расчет окажется неверным (пропущены начисления, введенные после документа начисление отпуска).
  15. Теперь о формировании ведомостей в банк или в кассу. В программе есть несколько мест куда можно внести информацию как выплачивается зарплата. В нашем случае мы указываем в справочнике сотрудники в пункте "Выплаты и учет затрат" В основном выплата через банк по зарплатным проектам, но некоторое количество сотрудников получают через кассу. Вот для этих сотрудников нужно указать что выплата через кассу. В этом же  пункте указывается зарплатный проект и номер счета.

Пока на этом остановлюсь, но это не значит, что я охватил всё. Чтобы было всё нужно написать книгу. Здесь только то, что вспомнил, какие трудности пришлось преодолевать и ка их избежать. Скорее всего статья будет продолжена или написана новая.

Если возникли вопросы и предложения отмечайте в комментариях.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *